Sistematizar significa colocar em ordem; tornar coerente. É fazer com que um ecossistema se transforme em um meio organizado, a fim de ser mais produtivo. Se você quer que o seu negócio consiga crescer e aumentar os lucros, a sistematização do trabalho é um bom começo.

Os consumidores exigem, cada vez mais, excelência nos serviços e produtos que consomem. Sendo assim, torna-se imprescindível investir na qualidade. Mas a qualidade de um negócio não é apenas o produto final entregue ao consumidor. Vai muito além, é o conjunto de processos que fazem a instituição ter realmente qualificação.

Por esse motivo que as empresas de sucesso têm focado na Gestão de Processos, que é a gerência voltada para o alinhamento de processos estratégicos, os quais gerenciam os processos de funcionamento e de produção.

A sistematização dos processos de trabalho é um dos ramos dessa gestão. Neste ebook veremos de que formas a sistematização pode auxiliar na organização da empresa e o consequente aumentos dos lucros, assim como a falta dela pode prejudicar o seu negócio.

Como um braço da sistematização, encontramos a automatização, que consiste em tornar certos processos automáticos para facilitá-los e melhorar a produtividade da sua empresa. Este também será um tópico que abordaremos.

 

Entenda a gestão de processos

A gestão de processos ou Business Process Management (BPM) é a capacidade de organizar e gerir fluxos de trabalho de forma eficaz. Esse tipo de gestão estabelece sistemas – para organizar os fluxos e monitora processos – a fim de melhorá-los antes de começar a automatização. O BPM não se identifica como uma tecnologia, mas como uma prática de negócios, apesar de se apoiar em determinadas tecnologias.

As etapas têm a finalidade de gerar resultados, no entanto, para que eles sejam alcançados, faz-se necessário haver mudanças contínuas na sistematização para sempre melhorar o fluxo de trabalho. Quando o sistema está organizado, é possível identificar as falhas e os gatilhos que fazem com que haja maior gasto. Reconhecer os pontos que precisam de melhorias é um importante passo para economizar.

O objetivo da gestão de processos é formalizar e institucionalizar as melhores formas de executar o trabalho. Mas como fazer isso?

  • padronizar os processos: após identificar pontos de melhoria, é necessário padronizar os processos. Não adianta executar cada etapa de maneira aleatória – seguir padrões para organizar os sistemas de uma instituição é essencial;
  • mudar sempre: apesar de os padrões precisarem ser bem estabelecidos, adeque-se às mudanças do mercado e esteja aberto a modificar tudo o que for necessário para a atualização dos processos;
  • incluir todas as áreas: todas as áreas sistematizadas e padronizadas funcionam muito melhor do que quando só uma ou duas estão incluídas. Temos que entender o negócio como um ecossistema interdependente: tudo precisa estar em pleno funcionamento para gerar resultados.

 

Softwares facilitam a sistematização

Os softwares de gestão te ajudam a controlar as demandas dos processos do negócio para realizar planejamentos e ações imediatas, garantindo, assim, excelência na gestão e o consequente aumento dos lucros.

A sistematização por meio de softwares é um método padronizado que auxilia a monitorar o que está dando certo e os pontos que estão precisando de atenção e mudanças. Quando todos os processos estão sendo monitorados e as mudanças para melhoria são contínuas, o ambiente fica mais propício para a automatização de determinadas ações.

A automatização é um passo que tira algumas atribuições da mão humana e passa para as máquinas fazerem. Esse processo cria mais tempo e mão de obra para investir em outras áreas, melhorando a produtividade. Atividades repetitivas como envio de email ou sms marketing são muito melhor executadas quando feitas por meio de softwares de automatização, pois há menos chances de erros.

Organização é um ponto-chave para o bom funcionamento de um negócio. Logo, toda a Gestão de Processos, incluindo a sistematização e a automatização são fundamentais para integrar os processos, organizá-los, monitorá-los e conseguir identificar e resolver os problemas que porventura aparecerem. Seguindo esse caminho, que é longo, mas possível de ser executado, os lucros aumentarão.