A melhoria de um processo deve ser constante na vida de um empreendimento que busca destaque. Processos otimizados significam melhores resultados, menos falhas e crescimento da produtividade.

O crescimento de um negócio muitas vezes envolve altos investimentos financeiros e tempo. Um dos grandes desafios dos empreendimentos hoje é como passar por esse crescimento sem aumentar absurdamente os custos e ainda sim tornar o negócio mais produtivo. 

Existem diversas formas de fazer isso, mas vamos falar sobre como otimizar os processos da empresa para que consiga economizar tempo e dinheiro. Nesse artigo, você vai aprender o que você precisa observar e mudar para melhorar cada vez mais os processos. 

O que é a otimização de processos?

Para otimizarmos os processos da melhor forma é fundamental que saibamos exatamente o que envolve essa atividade. Basicamente, a otimização de processos é uma análise de oportunidades, o objetivo é simples, alcançar o resultado utilizando menos recursos e aumentando a eficiência.

Para uma otimização de processos realmente eficaz, os 4 principais passos a serem seguidos são: 

1. Mapear todas as atividades

Todos os processos que envolvem o negócio são importantes nessa etapa, independente do segmento que esteja sendo tratado. A forma como a matéria-prima, mercadoria, ou solicitação do cliente chegam já fazem toda diferença no processo, assim como o todo as etapas até a entrega final. 

Dessa forma, nesse primeiro passo você deve documentar todas as atividades executadas pelos colaboradores, inclusive as tarefas terceirizadas e as que são automatizadas. É fundamental que a descrição seja rica em detalhes, quanto mais detalhe mais fácil identificar pontos de melhoria. 

Perguntas essenciais para essa etapa

Todos os processos que foram identificados precisam ser ricos em detalhes. Sendo assim, para cada um deles tente produzir e responder o máximo de perguntas possíveis. Que tal começar com essas? 

  • Quando esse processo começa? Quando ele termina?
  • Quantas atividades estão envolvidas nesse processo? Quais são elas?
  • Quantos colaboradores estão envolvidos em cada atividade? Existe um responsável?
  • Quanto tempo demora cada uma dessas atividades?
  • Qual o resultado final que esse processo deve gerar?

Para que o processo torne-se mais visual, recomendo que o desenhe detalhadamente e assim  consiga visualizar etapas que ainda precisam de insumos na descrição. 

Caso você goste de utilizar ferramentas, fluxogramas são ótimos para deixar o processo visual e facilita a conexão das etapas, possibilitando enxergar como se interagem uma com a outra. 

2. Observar pontos de melhoria

Quando você terminar de mapear todos os processos e entender muito bem o que envolve cada um deles, é o momento de identificar os impasses, geralmente são etapas extremamente demoradas ou até mesmo desnecessárias, o que aponta exatamente sinais de desperdícios de recursos e dinheiro. 

Aqui, é válido ressaltar a importância da comunicação com os colaboradores responsáveis e presentes em cada etapa, essas pessoas, por estarem envolvidas dentro do processo, costumam ser ricas em ideias de melhorias, vale a pena ouvir e filtrar o que pode ser ou não aplicado.

 Além disso, envolver os funcionários nesse processo, os faz sentir importantes para a organização, o que pode gerar uma maior facilidade na adaptação de mudança caso seja necessária. 

Veja um exemplo real de melhoria de processo lendo: Balancê.

 

Perguntas essenciais para essa etapa

Ao observar os pontos de melhorias, três fatores requerem maior prioridade. Sendo eles: pessoas, materiais e tempo. Com isso, durante a observação tentar responder essas perguntas:

  • Meus colaboradores possuem conhecimento de suas tarefas?
  • Essa atividade pode ser automatizada?
  • Quanto material é gasto nessa etapa?
  • Quanto tempo é perdido com retrabalho?
  • O que acontece se uma das atividades do processo falhar ou parar?

Após essa análise, provavelmente você já estará mais direcionado para o tipo de melhoria que deverá aplicar e em qual processo você deverá começar. Você está pronto para a próxima etapa! Vamos lá. 

3. Aplicação de melhorias

Agora, você já tem as melhorias e os processos, chegou a hora de escolher por qual começar. Por isso, aqui vão algumas dicas para que você possa direcionar melhor sua decisão. 

1. Comece por processos críticos: Geralmente por terem maiores problemas refletem de maneira mais rápida os resultados.

2. Indicadores: Defina como vai monitorar se a melhoria realmente está sendo aplicada.

3. Envolva os funcionários no processo: Caso já tenha envolvido antes, essa etapa será mais fácil, caso não, vale conversar com as equipes envolvidas e expor as vantagens que essas mudanças trarão para a empresa.  

Nessa etapa, é muito importante que as mudanças sejam realizadas de forma gradual, pois a implementação é um processo delicado, que requer atenção, monitoramento, observação e adaptabilidade. 

4. Acompanhamento de resultados

Sem dúvidas, todo esse processo que você criou de otimização, é o inicio do pensamento de melhoria contínua que uma organização deve cultivar. Todo esse processo não deve parar quando a melhoria for implementada.

O desenvolvimento e acompanhamento dos indicadores são fundamentais para a análise de funcionamento e impacto das melhorias. Podendo indicar falhas ou até mesmo novas melhorias. Os indicadores direcionam de forma eficiente a atenção para resolução de problemas e impasses das organizações. 

Para entender se o processo realmente está sofrendo modificações, utilize suas anotações do primeiro passo, e compare suas respostas das perguntas e até os tempos coletados e observações feitas, para que possa ser mais um insumo de comprovação de melhoria. 

Após todos essas etapas, todas as melhorias aplicadas, todas as novas oportunidades identificadas, houve melhoria? Sim?! Então está na hora de recomeçar, pois sempre há algo para melhorar. 

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Escrito por Victoria Poltronieri Gerente de Sucesso CT Junior

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